Buenas maneras en las reuniones virtuales

Cada día, en el entorno de cuarentena que estamos viviendo, más y más personas, ya sea por razones de trabajo, de entretenimiento o de atención a clases y webinarios y otros tipos de sesiones, se están conectado a plataformas en tiempo real, con posibilidades de interacción con otras personas, para seguir adelante con sus vidas, personales y profesionales.

Es comprensible, entonces, que exactamente igual que sucede cuando llegamos a un nuevo entorno de trabajo, interacción social o laboral, no sepamos muy bien cómo comportarnos, o cómo hacer uso de estas “nuevas” formas de comunicación personal.

Existen muchas propuestas de plataformas de comunicación, y cada una de ellas, una vez cumplido el propósito principal, agrega diversas prestaciones, diseño de la interfaz, y eficiencia en las funciones básicas: audio, video, compartir pantalla, chat, vista de participantes, intercambio de archivos, solicitud de palabra, expresiones como emoticones, etc.

Algunos buenos modales en línea

Como recomendaciones para los organizadores y asistentes para hacer más eficientes las reuniones virtuales, o en línea, aportamos esta lista, que puede ampliarse:

  • Hora en UTC: Cuando son reuniones con personas de más de un país, es importante colocar la hora en forma UTC (Universal Time Coordinated).
  • Agenda definida, si es posible con tiempos, para evitar uso innecesario de tiempo.
  • Bloques de trabajo, evitando mantener reuniones my largas. Dos horas cada vez es razonable.
  • Seguridad de la plataforma: Revisar actualizaciones y tomar medidas para prevenir intrusiones no deseadas.
  • Hacer pruebas con antelación, sobre todo si no se conoce la plataforma.
  • Al llegar tarde no entrar hablando. Basta colocar una frase en el chat, para denotar la presencia, sin interrumpir la conversación que ya se está desarrollando.
  • Localizar y aprender a usar las facilidades, como el chat, abrir y enmudecer el micrófono, apagar y encender el vídeo, expresar opiniones o emociones mediante íconos.
  • Mantener enmudecido el micrófono mientras no se está hablando. Además de potencialmente molesto, a veces se genera un eco incómodo.
  • Evitar hablar en forma reactiva e impulsiva, interrumpiendo a otros, en medio de su turno.
  • Pedir la palabra, si es posible levantando la mano que ofrece la plataforma, o indicándolo en el chat, no verbalmente.
  • Observar el orden en que se solicita la palabra. El moderador debe cumplir su rol, y estar atento a las manos levantadas o la petición de la palabra en el chat.
  • El vídeo es opcional, y a veces no es posible habilitarlo por el ancho de banda de cada participante, o es conveniente apagarlo por la misma razón.
  • Si se habilita el vídeo, es importante observar un comportamiento adecuado, evitando acciones que sirvan como distracción a los demás.
  • Organizar la discusión, y la forma en que se recibirán y harán las preguntas, sobre todo cuando estamos con públicos numerosos. Es recomendable usar el chat. Tendemos a ser más breves y enfocados cuando escribimos que cuando hablamos.

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