Cada día, en el entorno de cuarentena que estamos viviendo, más y más personas, ya sea por razones de trabajo, de entretenimiento o de atención a clases y webinarios y otros tipos de sesiones, se están conectado a plataformas en tiempo real, con posibilidades de interacción con otras personas, para seguir adelante con sus vidas, personales y profesionales.

Es comprensible, entonces, que exactamente igual que sucede cuando llegamos a un nuevo entorno de trabajo, interacción social o laboral, no sepamos muy bien cómo comportarnos, o cómo hacer uso de estas “nuevas” formas de comunicación personal.

Existen muchas propuestas de plataformas de comunicación, y cada una de ellas, una vez cumplido el propósito principal, agrega diversas prestaciones, diseño de la interfaz, y eficiencia en las funciones básicas: audio, video, compartir pantalla, chat, vista de participantes, intercambio de archivos, solicitud de palabra, expresiones como emoticones, etc.

Algunos buenos modales en línea

Como recomendaciones para los organizadores y asistentes para hacer más eficientes las reuniones virtuales, o en línea, aportamos esta lista, que puede ampliarse:

• Hora en UTC: Cuando son reuniones con personas de más de un país, es importante colocar la hora en forma UTC (Universal Time Coordinated).
• Agenda definida, si es posible con tiempos, para evitar uso innecesario de tiempo.
• Bloques de trabajo, evitando mantener reuniones my largas. Dos horas cada vez es razonable.
• Seguridad de la plataforma: Revisar actualizaciones y tomar medidas para prevenir intrusiones no deseadas.
• Hacer pruebas con antelación, sobre todo si no se conoce la plataforma.
• Al llegar tarde no entrar hablando. Basta colocar una frase en el chat, para denotar la presencia, sin interrumpir la conversación que ya se está desarrollando.
• Localizar y aprender a usar las facilidades, como el chat, abrir y enmudecer el micrófono, apagar y encender el vídeo, expresar opiniones o emociones mediante íconos.

• Mantener enmudecido el micrófono mientras no se está hablando. Además de potencialmente molesto, a veces se genera un eco incómodo.
• Evitar hablar en forma reactiva e impulsiva, interrumpiendo a otros, en medio de su turno.
• Pedir la palabra, si es posible levantando la mano que ofrece la plataforma, o indicándolo en el chat, no verbalmente.
• Observar el orden en que se solicita la palabra. El moderador debe cumplir su rol, y estar atento a las manos levantadas o la petición de la palabra en el chat.
• El vídeo es opcional, y a veces no es posible habilitarlo por el ancho de banda de cada participante, o es conveniente apagarlo por la misma razón.
• Si se habilita el vídeo, es importante observar un comportamiento adecuado, evitando acciones que sirvan como distracción a los demás.
• Organizar la discusión, y la forma en que se recibirán y harán las preguntas, sobre todo cuando estamos con públicos numerosos. Es recomendable usar el chat. Tendemos a ser más breves y enfocados cuando escribimos que cuando hablamos.

No hay duda de que, en medio de la pandemia mundial, el uso de Internet se ha visto ampliado de varias formas y por muchas razones. La cuarentena que invita a no salir de casa, ha motivado a muchos a trabajar, estudiar y comunicarse desde los dispositivos conectados a Internet. Los que tenemos acceso a la gran red, la aprovechamos y agradecemos su existencia y nivel de desarrollo.

Sin embargo, como en toda actividad humana, y más a nivel mundial, en la misma plataforma mundial existen y ocurren una serie de actividades, propuestas y situaciones, algunas de las cuales son buenas, otras malas y algunas más feas.

Lo bueno

Afortunadamente, ésta puede ser la lista más larga, aunque no incluyamos todo lo bueno que Internet nos provee en estos tiempos de circulación física limitada.

• Sitios web dedicados: La mayoría de personas buscan información sobre la situación actual. La que se encuentra en las redes es volátil y no siempre fidedigna. Los sitios web dedicados proveen esta posibilidad.
• Clases en línea: Al suspender la asistencia a escuelas y universidades, las clases remotas están ayudando a minimizar el retraso.
• Reuniones: Ya sean de trabajo, planeación, diversión o familiares, las reuniones virtuales permiten mantener la continuidad.
• Trabajo desde casa: Aunque no todo es susceptible, hay tareas que se pueden adelantar desde la casa.
• Comunicación con seres queridos: Una de las más valiosas, aunque puedan vivir en la misma ciudad, o muy cerca, Internet ha facilitado esta vinculación afectiva.

Lo malo

Con malas intenciones, algunos seres humanos hacen uso de la tecnología para engañar, interrumpir, molestar y aprovecharse de los demás.

• Zoom bombing: Ataques por intrusos no invitados en medio de reuniones virtuales, con material ofensivo y banal, usando la plataforma Zoom, aunque puede aplicarse a todas las demás.
• Ventas de productos falsos: Algunos individuos tratan de engañar y vender en línea productos fraudulentos, como medicinas falsas.
• Publicidad engañosa: Aprovechando que no todo puede ser comprobado, en algunos casos se miente sobre las características de algunas ofertas.
• Dificultades en saturación de conectividad: Dependiendo de la región, el país y el nivel de desarrollo y madurez de los servicios, el aumento en el uso puede deteriorar la señal.
• No todas las personas tienen acceso a Internet: La brecha digital que ya existía, puede expandirse a partir de esta crisis.
• Los criminales están sacando provecho de la crisis: De diversas formas, las malas personas sin escrúpulos hacen uso de las herramientas tecnológicas para enriquecerse a costa de los demás.

Lo feo

También de connotación negativa, hay situaciones que pueden decepcionar por su mera existencia, agravando una crisis que de por sí es mala.

• Abuso de nombres de dominio: Se han detectado más de 68 mil nombres de dominio en los que no todos están utilizando la referencia del virus para actividades lícitas o positivas.
• Noticias falsas: Por exageraciones, especulaciones, o la mala intención de causar pánico y sorprender a los ingenuos, la propagación veloz de noticias falsas es un mal en la red.
• Zozobra y baja de moral: Dependiendo de la fortaleza espiritual de cada uno, la situación puede ser agravada para algunas personas por medio de comunicaciones pesimistas.
• Provecho particular: El incremento de precios en artículos, la provisión de productos escasos, y otras formas de actividad, pueden ser solamente para provecho individual.
• Reducción de calidad en el servicio de varios proveedores de contenido en Internet: Previendo el lógico incremento en la demanda, algunos servicios de contenido han acordado bajar su nivel de calidad intencionalmente.

La pandemia que fue decretada por la Organización Mundial de la Salud debido a la propagación mundial del Coronavirus, causante del COVID-19, ha provocado, y lo seguirá haciendo, muchos efectos en otras áreas de la vida de la humanidad, además de, obviamente, la salud.

Adicionalmente a las consecuencias en el flujo de turismo en muchos lugares, la reducción en la producción por falta de materias primas provenientes de países con veda de viaje, las disposiciones nacionales de cuarentena, el cierre temporal de centros educativos y recreativos, la saturación y falta de locales en los que ubicar a las personas que deben guardar aislamiento, y otras medidas, también se han suspendido, reprogramado o transformado muchos eventos públicos en el mundo.

En algunos casos, esa transformación ha consistido en realizar estas reuniones de trabajo o sesiones de presentación, utilizando alguna de las varias plataformas que existen para comunicarse y realizar reuniones, con más o menos personas, por medio de la tecnología de Internet.

ICANN 67, una primera experiencia en línea

Una de estas experiencias, considerado ahora un experimento exitoso, que fuera realizado en forma remota, fue el primer evento anual de ICANN, la Corporación Internet para Nombres y Números Asignados, de los tres que se esperan realizar en el 2020. La reunión ICANN 67 debía ser realizada en Cancún, México, del 7 al 12 de marzo, y como es usual, se esperaba una asistencia de 2,500 a 3,000 personas de todo el mundo.

El 19 de febrero, unas pocas semanas antes del evento, el directorio de ICANN tomó la difícil decisión de mover dicha reunión a un formato virtual, o mejor dicho, en línea. Las consideraciones para llegar a esa resolución fueron muchas, y desde varias perspectivas, valorando los pros y contras, los costos financieros, reputacionales y otros, de una u otra opción.

Normalmente, el encuentro presencial contiene unas 300 sesiones o reuniones entre los distintos grupos de trabajo, grupos de interés y otros subgrupos. Adicionalmente, durante el fin de semana anterior, el directorio se reúne para discutir algunos temas y preparar su participación en las reuniones que ocurrirán.

En el formato virtual, vICANN67, se utilizó la plataforma Zoom, con mucho éxito. Los encargados de la logística y preparación de las sesiones y reuniones, así como los técnicos, replantearon las jornadas, seleccionado las más urgentes, en base a los insumos provistos por la misma comunidad que se iba a reunir. La cantidad de sesiones fue mucho menor, pero el trabajo logró avanzar, y en algunas de las reuniones se contó con más de 500 personas, desde su respectivo huso horario.

Ante la emergencia que se vive a nivel mundial, la opción de realizar las reuniones de trabajo en línea, aprovechando las posibilidades tecnológicas y la conectividad de Internet, es sin duda una clara y positiva posibilidad, para cualquier empresa o institución, productiva, educativa o social, de cualquier sector y área de trabajo, que contribuirá a reducir las posibles pérdidas económicas, o retrasos en las decisiones. Hay todas las posibilidades de éxito, como el de ICANN 67.